Działalność gospodarcza uwarunkowana jest wieloma przepisami, w tym regulacjami, związanymi z terminami oraz sposobem archiwizowania i przechowywania dokumentacji. W każdej firmie należy przechowywać dokumenty przez określony w przepisach czas, w zabezpieczonych przed dostępem niepowołanych osób miejscach. W zależności od typu dokumentacji, archiwizacja i przechowywanie dokumentów mogą różnić się wieloma elementami, w tym miejscem i sposobem przechowywania.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów w firmie – co musisz przygotować?
Firmowe dokumenty, zawierające istotne informacje, najczęściej związane z danymi osobowymi lub finansowymi muszą być przechowywane w odpowiednim miejscu oraz z użyciem akcesoriów, pozwalających na usystematyzowanie oraz czytelne, wyraźnie widoczne oznaczenie zawartych w nich treści. Dokumenty muszą znaleźć się w koszulkach, segregatorach, ofertówkach oraz powinny zostać spakowane w pudełka archiwizacyjne. Konieczne będzie przygotowanie koszulek na dokumenty, skoroszytów, segregatorów, teczek na dokumenty, pudełek archiwizacyjnych oraz wielu elementów dodatkowych, takich jak przekładki.
Jakie akcesoria są niezbędne do archiwizacji dokumentów?
W przechowywaniu i archiwizacji dokumentów formowych szczególnie ważne jest uporządkowanie, zapewnienie swobodnego dostępu w przypadku konieczności pobrania danych z archiwum oraz bezpieczeństwo przechowywanych informacji. Ostatni element można ujmować dwojako. Z uwagi na zawarcie w dokumentacji poufnych, wrażliwych danych osobowych, finansowych lub prawnych przechowywane dokumenty powinny być zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób. Bezpieczeństwo przechowywania należy rozpatrywać również pod kątem zapewnienia ochrony przed zniszczeniem na skutek działań osób lub niezależnie powstałych sytuacji losowych. Warto zaopatrzyć się w takie akcesoria, jak klipsy archiwizacyjne, pojemniki na teczki, pudełka archiwizacyjne A4 oraz większe oraz przybory, potrzebne do opisania ich.
Bezpieczne przechowywanie i archiwizacja dokumentów
O tym, jak ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa przechowywania danych firmowych można przekonać się w sytuacji awaryjnej, gdy istnieje ryzyko utraty danych z archiwum. Na skutek kradzieży lub działania żywiołów może zaistnieć ryzyko utraty danych. Zapobiegaj, przechowując w zamkniętym pomieszczeniu, do którego dostęp ma wąskie grono osób. Strzeż hasła dostępu, wybieraj akcesoria archiwizacyjne, odporne na uszkodzenia, wilgoć oraz jeśli to możliwe i specyfika dokumentów tego wymaga, możesz zapieczętować. Dzięki bezpiecznemu przechowywaniu dokumentów oraz archiwizacji zyskasz spokój i pewność cennych informacji, niezbędnych zarówno do wglądu przez urzędników, jak i osoby prywatne, po uprzednim wnioskowaniu. Warto pamiętać o doborze właściwego rodzaju oraz wielkości akcesoriów do przechowywania. Dzięki zakupie odpowiednich akcesoriów prace, związane z klasyfikowaniem dokumentów do archiwum formowego przebiegną szybko i sprawnie. Dla pracowników oznacza to, że szybciej wrocą do regularnie wykonywanych obowiązków.
